Communiqué de presse – Olympus France

OLYMPUS FRANCE rationalise ses coûts en automatisant le traitement de ses 30 000 virements par an grâce à la solution GEC Lettrage

 Limonest – Le 24 novembre 2011. Olympus France rationalise ses coûts et optimise sa comptabilité clients grâce à la solution GEC Lettrage éditée par DIMO Software. Les bénéfices sont considérables…

 Un objectif principal : réduire les coûts…

OLYMPUS France compte plus de 5200 clients dans des secteurs très variés (cliniques, hôpitaux, grande distribution, grossistes, universités, CNRS, entreprises industrielles…). La société émet ainsi, chaque année, plus de 108 000 factures et les 7 collaborateurs de la comptabilité clients doivent traiter manuellement 30 000 virements, saisis un par un dans l’ERP Movex.

« La saisie manuelle des encaissements clients dans notre ERP est un travail peu intéressant et très chronophage » nous explique Léonie Finance, Credit Manager d’Olympus France. « Les retards de saisie nous conduisent à des relances clients injustifiées, une balance client erronée, et des rapprochements bancaires laborieux en fin de mois. Sans compter les risques d’erreurs d’imputation et les difficultés à identifier certains virements ».

En 2010, une politique interne de réduction des coûts conduit OLYMPUS France à supprimer un poste au service crédit clients. L’automatisation du traitement des virements clients devient donc essentielle.

Après un benchmark des solutions existantes sur le marché, les équipes d’Olympus France ont été séduites par GEC Lettrage qui a fait ses preuves depuis de nombreuses années. « L’ergonomie, la simplicité, et le prix de la solution ont été des atouts indéniables » nous confie Léonie Finance qui connaissait déjà la qualité du support client de DIMO Software sur d’autres solutions.

 …mais aussi optimiser la comptabilité clients

Face à l’urgence de la situation, le projet GEC Lettrage a été mené tambour battant grâce à une équipe DIMO Software « toute à fait opérationnelle et motivée ». Ce projet a d’ailleurs tenu toutes ses promesses.

En plus d’avoir économisé un ETP (Equivalent Temps Plein) le service comptabilité clients apprécie la simplicité et les fonctionnalités du logiciel au quotidien. Chaque jour, Olympus France reçoit les relevés de comptes des banques et GEC Lettrage réalise automatiquement l’identification, la saisie et le lettrage de plus de 80% des virements reçus. Quinze à vingt minutes suffisent pour traiter les virements restants grâce à l’assistant de lettrage qui permet de réaliser des recherches rapides et efficaces.

« Les gestionnaires de compte sont responsabilisés et davantage impliqués : ils bénéficient d’une meilleure visibilité des comptes clients, disposent d’informations sur les rentrées de cash en temps réel et ne font plus de relances inutiles ».

Pour conclure, Léonie Finance salue « l’excellent support technique de DIMO Software et la hotline efficace, réactive et particulièrement à l’écoute. Avec GEC lettrage, nous avons gagné un temps considérable et les résultats sont conformes aux promesses commerciales,  avec un taux de lettrage automatique supérieur à 80% et un ROI inférieur à 12 mois ».

De son côté, Edouard Coiraton, Responsable Commercial GEC chez DIMO Software se réjouit : « nous sommes ravis d’accompagner Olympus France dans l’automatisation du traitement de ses encaissements clients. Solution novatrice,  à forte valeur ajoutée, GEC Lettrage répond parfaitement à son besoin d’amélioration de la productivité de la comptabilité clients ».

A propos d’OLYMPUS

Leader mondial en produits opto-numériques, le groupe japonais OLYMPUS a été créé en 1919 et conçoit des solutions de hautes technologies pour la Santé, l’Industrie, la Recherche et la Photographie (appareils photos, endoscopes, microscopes, caméras…). Le groupe a acquis un savoir-faire unique dans tous les métiers de pointe de l’image. Sa filiale française, compte 356 collaborateurs et réalise un chiffre d’affaires 2010 de 165 millions d’euros.