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Securitas Alert Services

Logo Securitas, client GEC
Securitas Alert Services gagne en sérénité en automatisant le lettrage de ses 3 000 virements mensuels

Le spécialiste français de la télésurveillance

Filiale du leader européen de la sécurité privée, la société SECURITAS ALERT SERVICES compte 250 collaborateurs et réalise un chiffre d’affaires en 2009 de 37 millions d’euros.

Elle représente en France la division télésurveillance du groupe Securitas AB et propose ainsi aux particuliers et professionnels des solutions adaptées pour la sécurité des biens (surveillance anti-intrusion, surveillance des véhicules…), la surveillance anti-incendie, la sécurité des personnes et la surveillance d’installations techniques.

Basée à Paris (hauts risques) et à Lyon (risques courants), Securitas Alert Services a tissé en France un réseau solide de différents partenaires : fabricants de matériel de sécurité, compagnies d’assurance, installateurs indépendants…

Une gestion complexe des encaissements clients

Laurence Contion, Responsable comptable, nous explique que la gestion des encaissements clients est une tâche nécessitant beaucoup de temps de traitement chez Securitas Alert Services.

« Nous recevons plus de 3 000 virements par mois qui règlent très souvent des factures de montants identiques car nous fonctionnons par abonnement (plus de 50 000 abonnés). Lettrer manuellement ces encaissements clients dans notre ERP Navision (Microsoft Dynamics Nav) nécessite l’affectation de 2,5 ETP (Equivalent Temps Plein). Cela occupait une grande partie de nos journées ! ».

Le choix GEC

Laurence Contion a assisté à plusieurs réunions de présentation de la solution GEC Vision. Elle souligne qu’au début, elle ne croyait pas du tout en l’efficacité de l’outil pour les cas les plus complexes et pour l’identification du compte client. « Nous avons 30% de nos virements qui s’avèrent particulièrement compliqués à traiter car nous travaillons avec des grands comptes qui peuvent régler en un paiement plusieurs factures, ou certaines fois il y a plusieurs comptes clients dans un même virement et cela complexifie le lettrage ».

Néanmoins, les équipes commerciales et techniques de DIMO Software rassurent Laurence Contion sur ce point. Elle assiste à un témoignage client au Forum DIMO qui finit de la convaincre d’opter pour GEC Vision.

Une installation rapide et efficace

Laurence Contion précise que l’installation de GEC par les consultants de DIMO Software s’est déroulée rapidement, et sans encombre : « la collaboration avec DIMO Software a été très fructueuse : les consultants nous ont écoutés et ont compris rapidement nos spécificités. De plus, la réalisation de l’interface avec Navision (Microsoft Dynamics Nav) s’est aussi déroulée très simplement. »

Après la formation des utilisateurs de GEC Vision, la solution a été mise en production. Désormais, chaque jour, à 6h20, GEC Vision reçoit les avis d’opérés et réalise automatiquement le lettrage.

« Malgré la complexité de nos factures qui sont souvent du même montant, nous arrivons à un taux moyen de lettrage automatique de 70% ». Les 30% restants sont traités manuellement dès 8h30 chaque jour. « En plus, le lettrage manuel est facilité grâce à l’assistant de lettrage inclus dans GEC Vision qui permet de réaliser des recherches multicritères ».

 Un outil adopté à l’unanimité

La responsable comptable de Securitas Alert Services apprécie pleinement la solution : « GEC Vision a résolument changé notre quotidien. Grâce à cet outil, l’équipe est beaucoup plus sereine et plus motivée.

Nous avons gagné un temps considérable que l’on peut désormais allouer à des tâches beaucoup plus qualitatives : nous nous concentrons sur l’analyse des comptes (paiements en doublon, clients créditeurs…), cela permet d’affiner la relance client et d’éviter les réclamations.

Malgré nos spécificités, nous parvenons à un taux de lettrage automatique moyen de 70% et nous sommes pleinement satisfaits de la fiabilité du lettrage réalisé. Nous sommes ainsi soulagés de l’importante saisie que nous faisions auparavant. Nous avons gagné en productivité et en motivation ! ».

Un partenariat fructueux avec DIMO Software

Fort de la réussite du projet GEC Vision, la société Securitas Alert Services, sur les conseils de DIMO Software, a depuis migré sa plateforme de gestion de trésorerie de XRT Universe 2 vers la version Sage FRP Treasury Universe 3. « Ainsi, nous anticipons les deux importants chantiers à venir : le remplacement d’Etebac et la mise en conformité SEPA. Nous préparons sereinement ces deux enjeux majeurs pour ne pas travailler dans l’urgence, à la dernière minute », ajoute Laurence Contion.