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VDI Group

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VDI Group absorbe des volumes d’encaissements supplémentaires grâce à GEC

Un groupe international

Créé en 1996, VDI Group est le spécialiste du négoce de produits consommables, indispensables et non stratégiques, dans deux domaines :

  • Hygiène & Sécurité (articles de santé, de 1er secours, de protection pour l’homme au travail…)
  • Piles & batteries

Positionné sur deux marchés à fort potentiel, le groupe, côté en Bourse, compte 340 collaborateurs répartis dans 7 pays (France dont La Réunion, Angleterre, Belgique, Allemagne, Espagne, Chine, Tunisie).

Ses 6500 références produits sont destinées aux entreprises, professionnels, collectivités ainsi qu’aux particuliers.

Une croissance particulièrement forte

Au fil des années, le groupe s’est fortement développé à la fois par croissance organique et croissance externe (5 acquisitions). VDI Group représente en 2011 un chiffre d’affaires de 53,4 millions d’euros. « Entre 2002 et 2011, notre chiffre d’affaires est passé de 15,8 à 53,4 M€ d’euros soit une multiplication par plus de 3 », explique Corinne Escot-Pionin, DAF adjoint de VDI Group.

Cette forte croissance s’est logiquement accompagnée d’une multiplication des factures et des encaissements clients.

En 2012, VDI Group compte 17 000 encaissements par mois (+189% versus 2010 !) pour 9000 clients. « Nous connaissons une explosion du nombre d’encaissements reçus, et ces encaissements règlent des factures représentant des petits montants (en moyenne 500€). Il était donc indispensable que notre lettrage soit peu coûteux » explique Corinne Escot-Pionin.

5,5 ETP (Equivalent Temps Plein) sont chargés de rapprocher manuellement les encaissements reçus des factures ouvertes : « avec la multiplication des encaissements, nous n’arrivions plus à faire face : le traitement des encaissements clients prenait du retard, la comptabilité n’était pas à jour et nous relancions des clients qui avaient déjà réglés leurs factures ! »

VDI Group choisit ainsi d’automatiser le traitement de ses encaissements clients afin de répondre à 3 objectifs :

  • Gagner en productivité pour pouvoir accompagner le développement du groupe et absorber la volumétrie liée au business model,
  • Libérer du temps à la comptabilité clients pour des missions d’analyse et de contrôle à plus forte valeur ajoutée,
  • Améliorer la fiabilité des comptes clients et donc la pertinence des relances.

La suite GEC, levier de productivité

GEC est rapidement choisi pour répondre à ces 3 objectifs.

Dans un premier temps, VDI Group opte pour GEC Vision afin de traiter automatiquement les 3200 virements mensuels. En 2 mois, la solution est opérationnelle. La réalisation des interfaces avec l’ERP Harmonie (Agresso) et la formation des utilisateurs se déroulent sans encombre.

« Dès les premiers jours, notre taux de lettrage automatique était déjà de 53% » explique Corinne Escot-Pionin, « aujourd’hui nous atteignons 75% grâce à l’enrichissement des RIB des tiers au fil de l’eau. Chaque jour, GEC Vision reçoit les avis d’opérés de nos banques et traite automatiquement 75% des virements. Le traitement des 25% restants est largement facilité grâce à l’assistance au lettrage, offerte par la solution. Les cas les plus complexes sont traités manuellement, en appelant le client. »

Dans un second temps, VDI Group opte pour GEC Connect, solution particulièrement adaptée pour les boutiques e-commerce. Entre 2010 et 2012, VDI Group a connu une augmentation de 745% des paiements via le web ! GEC Connect s’est donc avéré indispensable pour comptabiliser automatiquement ces écritures dans le système comptable de VDI Group (Harmonie).

Des bénéfices considérables

Corinne Escot-Pionin conclut en précisant que « GEC a rempli tous ses objectifs ! Les gains de productivité sont réels et significatifs. GEC a permis d’absorber l’explosion du nombre de factures et de règlements.Désormais, 130 heures par mois suffisent pour traiter tous les virements reçus, ce qui correspond à moins d’un ETP !

Nos équipes sont beaucoup plus sereines quand elles relancent leurs clients car elles peuvent compter sur des données comptables fiables et à jour. En plus, les utilisateurs sont ravis de disposer d’un outil simple d’utilisation et très ergonomique. Nous avons considérablement diminué le coût de traitement d’un encaissement. Et pour gagner encore plus en productivité, nous demandons à nos commerciaux d’inciter leurs clients à nous régler sous forme de virements. »

En plus de comptabiliser automatiquement les paiements e-commerce dans le système comptable de VDI group, GEC Connect permet aussi de comptabiliser l’ensemble des frais bancaires, ce qui évite des saisies manuelles et représente donc un gain de temps conséquent.

Et après ?

Afin de gagner encore plus en efficacité au poste clients, VDI Group réfléchit à étendre le périmètre de GEC à l’automatisation du traitement des virements reçus de banques étrangères et des chèques, traités manuellement jusqu’ici.