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Adecco Groupe France

Logo Adecco Groupe France, client GEC

L’acteur majeur de l’emploi ADECCO automatise avec GEC Vision de ses 330 000 virements annuels

ADECCO, expert mondial des ressources humaines

Adecco est présent dans 70 pays avec 6 700 agences d’emploi dans le monde. En France, le groupe Adecco, est un acteur majeur de l’emploi, avec un réseau de plus de 1 400 agences, spécialisées dans l’intérim comme dans le recrutement (principalement avec les marques Adecco, Adia et Alexandre Tic).

Gagner en qualité et en visibilité sur les comptes clients, les objectifs du projet

Depuis plusieurs années, Adecco France voit son nombre de virements augmenter annuellement de 11% jusqu’à représenter en 2007 près de la moitié du montant total d’encaissement. L’intervention manuelle pour rapprocher les virements reçus aux factures correspondantes est particulièrement lourde à cause du volume des virements (27 500 par mois), de l’absence d’avis de virement du client, ou du manque d’information sur les relevés de compte.

Mme Venditelli, responsable de la Comptabilité Encaissements clients, résume : « la situation devenait critique, nos retards étaient intolérables pour notre réseau et notre plate-forme de relance clients alors qu’une équipe importante était déjà affectée au lettrage des virements ».

Adecco se met à la recherche d’une solution, avec deux objectifs :

  • accélérer le temps de traitement du lettrage pour améliorer la lisibilité des comptes clients et optimiser la relance.
  • améliorer la productivité de l’équipe en charge du lettrage pour absorber le nombre croissant de virements.

La pertinence du choix de GEC de DIMO Software

Adecco se met à la recherche d’un outil de lettrage avec deux besoins primordiaux :

  • la fiabilité à 100% des écritures lettrées.
  • la capacité à traiter de gros volumes (chaque jour environ 600 000 pièces reçues).

Mme Venditelli explique : « nous avons choisi Gec Vision pour sa puissance, sa capacité à s’adapter à nos spécificités et à répondre à tous nos besoins. »

En amont de la mise en production, une importante réflexion est menée avec DIMO Software pour identifier les critères de lettrage pertinents et construire une première base de 9 000 tiers.

Des résultants probants

GEC traite désormais chaque jour à minima 50% du lettrage en automatique. Pour chaque échéance du 10, les équipes dédiées reçoivent environ 2500 virements. A leur arrivée le matin du 11, la moitié a déjà été lettrée par l’outil. Durant la journée, les opérateurs traitent sous GEC, avec l’assistant de lettrage, quelques 1000 autres virements. Le soir, il n’en reste plus que 10 % environ, chiffre qui va en s’améliorant au fil des mois. En comparaison, avant la mise en place de GEC, il fallait près d’une semaine de travail pour absorber la seule charge de travail du 10 du mois…

Les bénéfices de GEC tiennent à :

  • la fiabilité des écritures lettrées.
  • l’organisation du travail repensée. GEC permet d’affecter les paiements à traiter à des portefeuilles et donc à des collaborateurs dédiés et d’analyser cette affectation.
  • une meilleure productivité pour le Service Virement. Mme Berthe, utilisatrice, constate en effet : « nous subissions une pression légitime de la part de notre réseau et de la plate-forme de relance, nous pouvons désormais consacrer plus de temps à un contact de qualité avec nos clients. »
  • des comptes clients à jour pour une relance optimisée et une baisse du DSO.

L’outil & l’intégrateur plébiscités

GEC est apprécié pour sa puissance et son ergonomie, comme l’indique Mme Berthe : « GEC est incroyablement rapide, et son look est moderne et intuitif ». Au niveau de l’accompagnement, Mme Venditelli détaille : « le rapport avec la consultante de DIMO Software a été très riche et nous avons bénéficié de disponibilité, de réactivité et de réelles compétences. »

ROI chiffré et projets futurs…

Deux façons de mesurer le ROI du projet mettent en lumière les bénéfices de GEC.

Le premier calcul est un ratio du montant encaissé non lettré (0,5 jour signifie qu’il reste chaque soir l’équivalent d’une demi-journée d’encaissements à traiter). Le mois précédent la mise en place de GEC, le ratio s’élève à 1,5 jours. Après le déploiement de l’outil et d’actions de réorganisation, il tombe aux alentours de 0,75 et se trouve aujourd’hui autour de 0,50.

Le second est basé sur la productivité de l’équipe de lettrage. GEC a en effet permis d’optimiser l’effectif du Service Virements et de le préparer à absorber de nouveaux volumes !

Mme Venditelli conclut : « nous allons étendre l’utilisation de GEC à d’autres modes de paiement (chèques et traites). Nous pourrons être encore plus productifs et améliorer la qualité du service rendu à notre réseau et à nos clients ! »