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KOMET France

KOMET France, Traitement des chèques

KOMET FRANCE choisit GEC Capture et GEC Vision pour le traitement des chèques .

Komet France, leader de l’instrumentation rotative dentaire en France depuis 39 ans.

Spécialiste du secteur médical, KOMET FRANCE fabrique des instruments innovants pour les dentistes, prothésistes, podologues et centres hospitaliers avec 26 000 clients actifs.

Contexte du projet : plus de 50 000 chèques et 13 000 virements traités manuellement par an.

Pascale Boitel, Responsable Crédit Client, nous explique que « 70% des encaissements sont des chèques, 20% des virements et le reste des prélèvements ou cartes bancaires. Soit une moyenne de 205 chèques par jour à saisir manuellement.

Chaque chèque reçu doit être associé à une facture et nécessite une recherche manuelle dans la base de données. Il y a ensuite une saisie manuelle de chaque chèque avec lettrage afin d’éditer un journal de paiement pour la remise en banque et auquel s’ajoute l’endossement.

Le choix de GEC Capture et GEC Vision

Mme BOITEL, a pris ses fonctions au sein de l’entreprise familiale en 2011. L’une de ses missions consistait à moderniser les méthodes de travail afin de devenir plus efficace dans la gestion du poste client.

« L’évolution de l’activité engendrant une surcharge de travail, nous faisions régulièrement appel à une personne du service client pour nous aider dans le traitement des chèques ».

Deux solutions s’offraient à l’entreprise : soit recruter une ressource, soit mettre en place une solution d’automatisation du traitement des chèques.

C’est lors de la participation à un événement sur les processus financiers de DIMO Software que Pascale BOITEL et Christophe CYR, Directeur des fonctions supports, découvrent les solutions GEC. Ils sont rapidement convaincus des gains en productivité proposés pour le traitement des chèques.

Durant le premier rendez-vous, l’équipe commerciale de DIMO Software a également identifié le gain potentiel pour le traitement de plus de 13 000 virements par an. En effet, les relevés bancaires étaient imprimés via le logiciel de comptabilité interne Sage. Il fallait ensuite identifier les tiers, les numéros de facture et enfin les saisir manuellement dans le journal de paiements .

Les améliorations constatées

« La prise en main a été rapide et très facile grâce à l’ergonomie des solutions ». Le gain de temps et la fiabilité du lettrage réalisés ont amélioré la productivité de l’équipe.

Aujourd’hui, le lettrage automatique concerne 70% des chèques et 90% à 95% des virements. Le traitement des chèques tend à augmenter. « Nous pensons atteindre 80% de lettrage de chèques rapidement, la base de données s’enrichissant au fur et à mesure de la réception des chèques grâce à la bande CMC7 ».

« Désormais, les chèques sont scannés et traités par GEC Capture. Ce qui permet la lecture automatique, l’identification du tiers, le contrôle des informations (contrôle des montants en lettres et chiffres, vérification des mentions obligatoires : date, signature, bénéficiaire), l’endossement, et la détection de toutes anomalies les concernant ».

Un export est ensuite envoyé vers GEC Vision, qui affecte automatiquement les règlements aux factures correspondantes grâce à la bande CMC7, puis l’outil propose des lots de traitement par lettrage automatique et de lettrage assisté pour les règlements non imputés automatiquement.

Après traitement et validation, les lots sont exportés directement dans la base AX, dans le journal de paiements qui convient, pour une dernière validation et remise en banque.

Des résultats convaincants

  • « Gain de temps indéniable : nous avons gagné 2h de traitement par jour. Désormais nous n’avons plus à solliciter le service client pour nous aider. La suite GEC facilite notre travail grâce au traitement de la chaîne du scan jusqu’à la comptabilisation dans notre ERP AX Dynamics. »
  • Meilleure productivité, qualité et fiabilité des encaissements. La fiabilité des opérations a été augmentée et les erreurs manuelles diminuées. « GEC Capture, nous permet de diminuer les retours par la banque de chèques mal renseignés ou incomplets »
  • « L’équipe a aussi gagné en réactivité : l’ensemble des chèques étant scannés et archivés, nous les retrouvons très rapidement en cas de litige ou contestation de la part de nos clients. Ceci nous permet de proposer un service de meilleure qualité à nos clients. »

« Nous sommes très satisfaits des équipes DIMO Software qui ont su faire preuve de patience. Ils sont toujours disponibles et d’une grande écoute. »